A zase trocha hraní si s Trailheadem #TrailheadTaughtMe

 

Einstein Activity Capture

Možná už jste si během správy Salesforce uživatelů položili otázku: "Co to je Standard Einstein Activity Capture permission set? Kde se mi tu vzal? K čemu slouží? Co s ním mohu dělat?"

K protože se toto opět týká Einsteina, trochu jsem se podívala pod pokličku. Co jsem zjistila?

Tato funkcionalita by měla představovat dalšího pomocníka pro zvýšení produktivity práce uživatelů. Jestli znáte či používáte Salesforce for Outlook či Lightning for Outlook již tušíte, oč se bude jednat. Je to vlastně další ze skupiny emailové integrace mezi poštovním klientem a Salesforce. 

Zvýšit efektivitu by měla synchronizace s vaší emailovou schránkou. Takže snaha o udržení aktuálních a přesných dat o vašich kontaktech, o přijatých, odeslaných emailech mezi Salesforce a vaší emailovou schránkou. Z emailové schránky přiřadí aktivitu - přijatý, odeslaný email do Salesforce. Tuto aktivitu najdete v aktivitách u souvisejícího záznamu. Do Salesforce se dále sesynchronizují schůzky, nepřítomnosti, úkoly z emailové schránky.  

Salesforce stále aktualizuje nabídku emailových integrací, před časem byl pro nové uživatele už nedostupný Salesforce for Outlook. Nyní Salesforce opouští i další produkt, a to Lightning Sync. A právě tento produkt se snaží nahradit produktem Einstein Activity Capture. 

To je hezké, ale co to pro nás znamená? Znamená to, že mohu zapnout a začít hned používat? Je zdarma?

Einstein Activity Capture je součást Sales Cloudu, dále je součástí dodatečné placené licence Sales Cloud Einstein nebo součást dodatečné licence Inbox a konečně součástí dodatečné licence High Velocity Sales.

A pozor, na verzi bezplatnou, kterou máte v rámci Sales Cloudu licence, můžete dát přístup jen 100 uživatelům!

A samozřejmě zde máme nějaké drobnější odlišnosti v rámci používaných licencí. 

Před časem jsem psala o Einstein Lead skóringu, a když si pořídíte licenci pro Lead skóring, zjistíte, že součástí této licence je i Activity Capture, neboli zaznamenání aktivity.

Prvním krokem, abychom tuto funkcionalitu mohli používat, je potřeba propojit Salesforce s naším emailovým klientem, tedy napojit ho na Google G Suite, Microsoft Office 365 či Microsoft Exchange.

A protože mi nestačí opěvné články o nových produktech, které si každý může snadno vygooglit, já se zaměřím na případné slabiny.

Jaké vidím nevýhody:

• Prozatím není k dispozici možnost nesynchronizovat události a kontakty. Ve výchozím nastavení je povolena a nelze ji změnit.
• Uživatelé musí jednotlivě zakázat sdílení určitých e-mailů / událostí, které nechtějí sdílet mezi kolegy, nadřízeným.
• Věčný evergreen - opakované události stále nejsou synchronizovány.
• Data, tj. emaily a události se ukládají a zobrazují se v Salesforce pouze po dobu až 2 let, a pouhých 6 měsíců pro bezplatnou verzi.
• Tyto zachycené aktivity (captured) tj. emaily, události nejsou zaznamenávány do standardního objektu Aktivity. Takže jestliže máte velký sales tým, a části týmu dáte licenci a části ne => ztratíte možnost jednotné základny pro srovnávání prodejních aktivit. 
• Někteří zákazníci projevují obavy o svá data, neboť data jsou uložena mimo Salesforce, jsou uložena stranou někde na zabezpečených serverech. Mělo by se jednat o Amazon web služby (AWS). A s tím souvisí problém s reportováním. A to je ten důvod, proč můžete zapomenout na využití standardních reportů. Standardní aktivity reporty už vám nebudou poskytovat komplexní data. 
• A v případě, že se rozhodnete vypnout Activity Capture, ztratíte záznamy aktivit u souvisejících záznamů ze Salesforce.

Abych jen nekritizovala, tak se podělím i přínos. Já oceňuji, že odeslané emaily ze Salesforce odchází přes uživatelovu emailovou schránku (Outlook, Google účet), tudíž zákazníkovi přestanou padat do spamu nebo se tímto ošetří i případy, kdy zákazníkův poštovní klient emaily ze Salesforce rovnou zahodí, aniž by doputovali k zákazníkovi. A tato možnost by tento problém vyřešila. 

A poslední upozornění: jestliže si dokoupíte pár licencí, v rámci kterých je funkcionalita Activity Capture, a tyto dodatečné licence přiřadíte pár uživatelům, uživatel ztratí možnost posílat emaily ze Salesforce. Budete potřebovat zprovoznit integraci s poštovním klientem. Což v korporacích může být problém. A jak prakticky vyřešit, že část uživatelů bude mít zapnutou a funkční integraci a část uživatelů tuto integraci mít nebude? Jaký to bude mít dopad pro vaše podnikání?

Einstein Prediction Builder

Další "chytrá" funkcionalita. Einstein predikci lze využít na všech vlastních (custom) objektech, stejně tak funguje na základních standardních objektech jako je Account, Lead, Kontakt, Opportunita. Bližší limity najdete v dokumentaci.

Predikci lze tedy využít predikci na jakoukoli část byznysu - na prodej, servis, marketing... 

Prvním a zásadním krokem je rozhodnutí. 

• Co chceme predikovat? 
• Jaký objekt k tomu použijeme? 
• Jakou očekáváme odpověď? Důkladně zvažte vaši základní otázku života, vesmíru a vůbec. 

Odpovědí může být:

• ANO/NE, například si položme otázku: "Podaří se úspěšně uzavřít příležitost?", "Bude retence úspěšná?", "Zaplatí zákazník včas?", "Zúčastní se naší marketingové akce očekávaná cílová skupina?"
• Počet, například: "Jaká by mohla být hodnota této zakázky?"

Dále se zamysleme nad tím, zda naše implementace již obsahuje vhodné pole, které by Einsteinovi mohlo pomoci pro vytvoření modelu predikce. Máme takové pole? Einstein v tomto případě ocení pole datového typu Checkbox (ano/ne) - například: zúčastnil se klient již někdy nějaké naší akce? Nebo můžeme Einsteinovi nabídnout pole datového typu Vzorec, který ovšem vrací hodnotu ano/ne.

A jestli vhodné pole nemáme, nevadí. Nastavíme vhodné filtry a Einstein si již dokáže poradit. 

Už jsme skoro na konci. Einstein bude ještě potřebovat pole, kde se budou ukládat hodnoty predikce. Tohle pole nemusíme zakládat, Einstein ho vytvoří pro nás😃. Chytrý Einstein👍. Na našem úsudku zůstane odpověď na otázku, jak toto pole pojmenovat. 

Poslední možnost, kterou nám Einstein nabízí, je rozhodnutí, zda budeme chtít zobrazovat top pozitivní a top negativní faktory, které přispěly k dané predikci daného záznamu. Jestli budeme chtít zobrazovat tyto detaily, umístíme na obrazovku záznamu komponentu Einstein predikce. Mějme na paměti, že v komponentě predikce se zobrazí faktory (hodnoty polí) bez ohledu na field-level securitu. Takže uživatel by mohl vidět v této komponentě citlivé informace, které před ním skrýváme. 

Omezená verze "Try Einstein" umožní vytvořit 10 predikcí. Aktivní můžeme mít ale jen jednu. Oproti placené verzi zde nejsou zahrnuty všechny funkčnosti. Ale pro základní představu o funkčnosti by takto zdarma verze mohla být dostačující. Není zde například možnost umístit na page layout komponentu Einstein predikce.

Rozšířená placená verze je součástí licence: Einstein Predictions nebo Einstein Analytics Plus. Nechci zde vypisovat detaily, ale pro rychlé srovnání: Eintein Predictions licence umožní vytvořit 20 predikcí a mít aktivních 10. 

Na závěr malé postesknutí: Trailhead nabízí v rámci 3 modulů/projektů vyzkoušet si Einstein Prediction Builder. Ani na jednom testovacím prostředí model predikce nebyl dokončen. 

https://trailblazers.salesforce.com/answers?id=9064S000000DcMZ

Einstein Lead Scoring

K Einstein Lead skóringu se již bez dodatečné licence nedostanete.

Lead skóring je součástí Sales Cloud Einstein licence, najdete ji i v High Sales Velocity licenci.

Nastavení Lead skóringu je opět velmi jednoduché (je zda podobnost s nastavením Opportunity skóringu). 

• V prvním kroku Einsteinovi prozradíte, jak pracujete s konverzí. Zda během konverze Leadu vzniká Účet (Account) a Kontakt, nebo i Příležitost.
• V druhém kroku zvolíte jaké leady (neboli prodejní tipy) chcete ohodnotit. Můžete vybrat všechny. Nebo omezit rozsah hodnocených příležitostí, například podle record type.
• V posledním kroku zvolíte, zda požadujete zahrnout do hodnocení všechna pole z objektu Lead či zda bude lepší některá pole z modelu hodnocení vyjmout.  

Následně se Salesforce pustí do sestavení Lead hodnotícího modelu. To může trvat i 24 hodin. Einstein se vás nebude ptát, jakým hodnotám, jakým polím dáváte vy přednost. Jakou váhu vy přisuzujete jednotlivým položkám. Toto od Einsteina nečekejte. Einstein si připraví model a na základě toho ohodnotí leady. 

Po vyhotovení modelu získáte nové pole Lead Score (v češtině: Výsledek vedení). Toto pole můžete umístit do list views, do reportů. Componentu Lead Scoring můžete umístit do page layoutu na Lead.

Obrázek: Lead Score na list view, v pravém sloupci hodnota Lead Score = 53, vlevo detail s top pozitivními faktory a top negativními

Dobrá zpráva, takto to vypadá v češtině:

Obrázek: česká verze, Lead skóring = Výsledek vedení, pole s top pozitivními a top negativními faktory jsou v češtině, i když jde o češtinu kostrbatou

Pro celkovou vizualizaci Lead skóringu Salesforce dodal Dashboard s podkladovými reporty. Je zde report týkající se konverze Leadu, report s mírou konverze dle Einstainova skóringu, skóring podle zdroje leadu. Vy si můžete tyto reporty a dashboard dále upravit dle svých představ.

Využití umělé inteligence vypadá zajímavě a lákavě. Nicméně, první propočet lead skóringu na produkci může představovat nevěřícný údiv. Já bych Einsteina nezatracovala, i umělá inteligence potřebuje čas, dostatek dat a prostor učit se. Otázkou je, jaký časový interval je postačující ke stanovení přesného a odpovídajícího modelu hodnocení. Je to měsíc? Půl rok? Dojde ke shodě mezi Einsteinovým hodnocením Leadu a představě obchodníka o správném ohodnocení leadu?

Mě překvapily tyto momenty:

• nehodnotí se již uzavřené leady - například Lead status = diskvalifikace - takový lead nebude ohodnocen
• dle dokumentace může ohodnocení nově vzniklého leadu trvat i 4 hodiny (v praxi dochází k situaci, kdy obchodník zpracuje lead dříve než Einstein dodá skóre)
• na druhou stranu oceňuji, že na základě skóring můžeme odhalit i případnou datovou nekonzistenci, špatnou kvalitu dat, špatné procesy -> a díky tomu máme prostor na zlepšování.

Einstein Opportunity Scoring

Hodnocení příležitostí by mělo být dostupné uživatelům bez dalších dodatečných nákladů. Tuto funkcionalitu můžeme v dokumentaci najít pod termínem Einstein Opportunity Scoring for Everyone. 

Limitem je opět vaše edice, potřebujete mít: Enterprise, Performance nebo Unlimited edici.

Dalším omezením může být licenční politika. Hodnocení příležitostí (Opportunity Scoring) je součástí Sales Cloud Einstein licence. Ale protože Salesforce již ve Springu ’20 začal uvolňovat tuto funkcionalitu i pro nelicenční uživatele, můžete vyzkoušet UI i ve vašem prostředí. Nevýhodou může být, že bez licence není Hodnocení příležitostí dostupné na vašich sandboxech. Pouze na produkci. 

Doporučuji spustit si Sales Cloud Einstein Readiness Accessor report, ověřit si, zda-li vaše organizace splňuje požadavky. 

Základní požadavky jsou tyto:

• alespoň 200 prohraných příležitostí v posledních dvou letech, životnost každé příležitosti minimálně 2 dny
• alespoň 200 vyhraných příležitostí v posledních dvou letech
• použití standardního pole Fáze (Stage) 

Jestli splňujete požadavky, ale nemáte možnost nastavit si Hodnocení příležitosti Einstein, neváhejte oslovit vašeho Salesforce account executive. 

Nastavení Hodnocení příležitosti se zdá být velmi jednoduché.

• V prvním kroku zvolíte jaké příležitosti chcete ohodnotit. Můžete vybrat všechny. Nebo omezit rozsah hodnocených příležitostí, například podle record type.
• V druhém kroku zvolíte, zda požadujete zahrnout do hodnocení všechna pole z objektu Příležitosti či zda bude lepší některá pole z modelu hodnocení vyjmout.  

Jak už to bývá, není to tak černobílé, budete překvapeni různými omezeními. Ale vy se s tím určitě poperete😀

Následně si pár hodin (až 48 hodin) počkáte na vytvoření hodnotícího modelu. Vaše čekání bude odměněno vytvořením nového pole Skóre příležitosti (=Opportunity Score). Toto pole přidáte do list views, do reportů, na rozvržení stránky záznamu příležitosti.

Hodnota ohodnocení příležitosti bude v rozsahu 1 až 99 bodů. Čím vyšší bodové skóre, tím lépe. Zároveň uvidíte faktory/pole, které nejvíce ovlivnily ohodnocení dané příležitosti. Jaké hodnoty a kterých polí přispěly k pozitivnímu ohodnocení, a které naopak k negativnímu.

Zdroj obrázku: https://trailhead.salesforce.com/content/learn/modules/ai_sales/ai_sales_deals

Doporučuji vyzkoušet!

Dokumentace zde:

https://resources.docs.salesforce.com/latest/latest/en-us/sfdc/pdf/sales_ai_for_everyone.pdf

Einstein Search

Má smysl věnovat se třikrát do roka novinkám, které pro nás, pro uživatele Salesforce připravil? Věnovat čas a pročíst si desítky stránek Release Notes?

Jasně, že ano. Každý si najde něco svého. Já takhle objevila Einstein Search. A chci se podělit o dojmy.

Nejprve doporučuji využít možnosti a vygenerovat si v Salesforce Setupu: Einstein Readiness Report. Ten nám zobrazí Einstein funkcionality, a které jsou pro naši organizaci dostupné. 

Začnu touto funkcionalitou, nevyžaduje ode mě žádné dodatečné akce, žádat Salesforce podporu či obchodníky o přidání licencí. Mohu začít hned používat. Samozřejmě, i zde jsou limity.

Základním limitem je: 

• použití jen v Lightning verzi (kdo tam ještě nejste, tak další důvod pro přestup)
• dostupné jen v Professional, Enterprise, Performance, and Unlimited (takže na svých Developer edicích či Trailhead účtech tuto možnost nenajdete)
• použití v Global search 

Zapnutí této funkcionality neznamená, že je okamžitě dostupná uživatelům. Je potřeba vytvořit nový Permission set a využít pro něj licenci Einstein Search. Následně tento Permission set přidáme uživatelům, které poctíme důvěrou využívat AI funkci. 

A co to přinese? V dostupných materiálech se uvádí zvýšení produktivity pro běžného uživatele v rozmezí 20-50%. 

Já oceňuji, že Einstein Search vyhledávání pomůže rychleji vyfiltrovat hledané záznamy. Kritérií na výběr je celá řada. Dokáže nám to nahradit List View. 

https://help.salesforce.com/articleView?id=sf.search_ai_natural_lang_examples.htm&type=5

Na závěr pár praktických příkladů: 

1) my accounts 

2) hana srnová accounts

3) won opportunities

Vřele doporučuji vyzkoušet. Když se to uživateli nebude líbit, můžete mu odebrat licenci😄

Ale já věřím, že to za to stojí!

 

Jak spustit report z tlačítka na objektu Account

Zadání

Mám report Account s Opportunitou, kde u Accountu mám seznam příležitostí, mám zde fáze příležitosti, částky.   

Obr. původní report

Chci umístit na Account tlačítko, které spustí report a zobrazí výsledky pro konkrétní Account.

Řešení v Classic

1)      Upravím si daný report. Přidám filtr, viz. obrázek.

Obr. přidání filtru

2)      Vytvořím tlačítko na objektu & umístím ho na stránku Accountu.

Obr. tlačítko Button Report spustí report 

3)      Hotovo. 

Obr. výsledek reportu v Classic

Jak upravit Zobrazení - Nedávno zobrazené servisy?

Zjistilo se, že moje organizace v objektu Servisy nevyužívá pole Priorita. Jedná se o standardní pole, ale prozatím nevyvstala potřeba hodnotu tohoto pole používat. Proto je uživatelsky nepříjemné, setkávat se s ním v tomto Zobrazení.

Řešení se zdá být jednoduché – upravíme Zobrazení a odstraníme toto pole. Kde je tlačítko Upravit?

Obr. Nedávno zobrazené servisy

Problém je, že se jedná o standardní Zobrazení, které nelze editovat, nelze smazat.

Na webu jsem našla: můžete editovat Nedávno zobrazené servisy v Setup – Customize – Cases – Search Layouts. 

Tak to vyzkoušíme:

Obr. Editace Search Layout

Přesunula jsem pole Priority zprava do leva. Uložila. Zobrazila si Nedávno zobrazené servisy - a pole Priorita stále viditelné.

Moje řešení: já bych to vyřešila tak, že bych upravila Viditelnost pole. Odstranila bych ji u všech profilů (či u vybraných profilů).

Obr. Po úpravě oprávnění

Já jsem spokojená. Uživatel v Zobrazení pole Priorita nevidí.

Jak byste to vyřešili Vy?

Kvíz - reporty

Na dnešek jsem si připravila kvízovou otázku:

Zadání: administrátor připraví nový report type a vytvoří vlastní report, který prezentuje zákazníkovi. Report uloží do veřejné složky.

Následně zjistí, že se zákazníkovi při spuštění reportu objeví chybová hláška: Nedostatečná oprávnění...

Administrátor zkontroluje profil zákazníka a jeho práva. Následně se přihlásí pod jménem zákazníka a zkontroluje další report z dané složky. Ten funguje správně.

Co administrátor opomněl?

Řešení: (přejeď myší) po vytvoření nového report type přepnout ze stavu In Development na Deployed.

Mezinárodní formát telefonního čísla

Úkol: opravit špatný formát telefonního čísla

Původním importem bylo nahráno číslo ve formátu: 604451896

Požadovaná úprava: mezinárodní formát data ve tvaru: +420604451896

Postup:

1) úpravy v Excelu; použití vzorců
2) uložit soubor jako .csv

3) když opětovně otevřeme soubor .csv,  vidíme číslo v tomto formátu; co s tím?

4) otevřeme soubor v Notepadu, uložíme jako UTF-8

5)  spustíme Data Loader a tabulku s upravenými daty nahrajeme

6) závěrečná kontrola naimportovaných dat

Formát automatického čísla a začátek roku

Začátkem roku je vhodné provést restart formátu automatického čísla.

Například: můžeme mít vlastní objekt – třeba objednávky, smlouvy. Chceme, aby záznam byl ve formátu yyyynnnn. (yyyy – rok, nnnn – čtyřmístná řada). Pro tyto účely využijeme automatické číslo, které bude generovat pořadí.

Pozor na začátek roku, kdy chceme číslovat znovu od pořadového čísla jedna, např. 20170001.

Postup:

1. na administrátorské úrovni změníme pole Typ dat z automatického čísla na text. Uložíme.

      2. v dalším kroku znovu zvolíme Upravit u Typu dat – z textu na automatické číslo. Objeví se nám tolik žádaná možnost nastavení formátu automatického čísla – viz. obrázek

Dosadíme do pole Počáteční číslo hodnotu 0001.

A máme hotovo.

Může se stát, že administrátor nestihl začátkem roku nastavit automatický formát od jedničky. Co dělat v takovém případě? Jak opravit již dříve vytvořená čísla smluv?

Postup:

1. Vytvoříme report – vyreportujeme ID záznamu a hodnoty automatického čísla. Vyexportujeme do Excelu.
2. V Excelu opravíme čísla smlouvy podle potřeby – např. 20170001, 20170002 ... Uložíme jako csv.
3. Opět v Salesforce změníme typ dat – na text.
4. Použijeme DataLoader, zvolíme update, namapujeme pole. Protože jsme změnili typ dat na text, DataLoader nám umožní textové pole upravit.
5. Update byl úspěšný, máme opraveny záznamy dle potřeby.
6. Znovu nastavíme typ dat – na automatické číslo – pozor: nastavíme zde počáteční hodnotu vyšší o jedna. Tzn. např. 0003.
7. Nezapomeneme si zaznamenat úkol na příští rok - zretovat formát automatického čísla.

Salesforce Trailhead - zábavná forma výuky

První krok: zaregistrovat si Salesforce Developer edici. Je to rychlé, je to zdarma. V této edici můžete začít na dodaném testovací vzorku dat experimentovat. S tím, jak získat Developer edici rovněž pomůže Salesforce Trailhead.

V Trailheadu si zvolte svou cestu. Jsou zde možnosti jak pro business uživatele, pro administrátory i pro developery. Administrátor a developer si může dále zvolit stupeň pokročilosti – od začátečníka, po středně pokročilého až po pokročilého.

Nebo můžete ignorovat rozdělení podle uživatele a zvolit si cestu dle produktu. V nabídce je Lightning Experience, Sales Cloud, Service Cloud, Analytics Cloud a tak dále. Výběr ke studiu je jen na Vás.

Každý trail je rozdělen do několika bloků. Za úspěšné dokončení bloku získá uživatel do svého profilu odměnu – odznak. Navíc – čas od času Salesforce vyhlásí soutěž se zajímavými cenami. Podmínkou účasti zpravidla bývá úspěšné zakončení daného bloku. A pozor: odměny se zasílají i do ČR!

Získaný odznak lze nasdílet i na svůj LinkedIn profil.

A jak zobrazit Vaše Trailhead odznaky na Vašem Salesforce Success Community profilu?

1) Přihlašte se na svůj profil, volba Edit - Work & Experience.

2) Pokračujte na sekci Certifications & Badges.

3) Klikněte na "Link you Trailhead account". Zadejte email propojený s Vaším Trailhead účtem. Stačí jen klik na "Connect your account", dostanete verifikační kód, po jeho zadání se už jen můžete kochat svými pokroky.

Salesforce Trailhead nabízí mnohem více. Vyzkoušejte:)

A jak si zobrazíte profil kolegy? Po přihlášení se do success.salesforce.com zadáte do pravého horního vyhledávače jméno kolegy. Nezapomeňte v rozbalovací liště přepnout na záložku People.

Pamatujte, zobrazí se Vám jen info, které kolega zadal. Může zde být i proklik na LinkedIn, na Twitter.

Zkuste prozkoumat naši komunitu:)

Salesforce Administrace? Ano!

V uplynulém období jsem zcela propadla SalesforceTrailheadu. Výborný výukový materiál. Za určitý počet nastudovaných lekcí v daném časovém úseku se mi podařila získat odměna - Salesforce Trailhead mikina. Velmi si jí vážím a těším se, až se zdejší Salesforce komunitě v ní ukážu.

Pak jsem si „odskočila“ na kurs Apex Academy - Absolute Beginner's Guide to Coding in Salesforce od Davida Liu.

Ve chvíli, kdy jsem se stále a opakovaně setkávala s požadavky na hlubší technické znalosti a ztrácela tak motivaci v administraci, objevila jsem skvělý blog Admin Hero od Brenta Downeya. Na jeho popud jsem si založila účet na Twitteru. Původně jsem pro svůj Twitter předpokládala jiný obsah, ale (nejen) americká Salesforce komunita mě zcela pohltila. Najednou jsem se ocitla v centru komunikace, sdílení informací a novinek. Twitter je úžasné místo, kde to žije.

Na Briana Kwonga a jeho létajícího jednorožce jsem dlouho nemohla přestat myslet.  

To jsou ti, jejichž práce mě zásadně ovlivnila, utvrdila mě v přesvědčení, že má smysl usilovat o Salesforce Administrator certifikaci. Nemusím se cítit a necítím se s mými administrátorskými znalostmi  v Salesforce komunitě méněcenně.

A na co se těším v nejbližší době? Chystám se na další lekce Salesforce Trailhed, uniklo mi dost novinek. Plánuji otestovat Ares balíček od Sprinxu.  A mrknu i na Brianova jednorožce...

Jsem Salesforce Certified Administrator

Je to rok a 3 měsíce co jsem poprvé slyšela termín Salesforce. Je to rok a 3 měsíce, co jsem se rozhodla nasměřovat svou kariéru zcela novým směrem. Začínala jsem zcela od začátku, stále se učím. Začátky byly mnohdy úsměvné. Dnes s velkou pýchou oznamuji světu, že jsem složila zkoušku a stal se ze mě Salesforce Certified Administrator.

A co chystám dále? Dovést k úspěšnému konci pár rozpracovaných mini projektů. Vylepšit mluvenou angličtinu.

V nejbližších týdnech zahájit nové mini Salesforce projekty a od září 2016 bych velmi ráda přijmula dlouhodobější pracovní nabídku.

Děkuji Robert Srna za důvěru v mé schopnosti. Děkuji Aleš Jeník za příležitost vyzkoušet si Salesforce v praxi. Děkuji Zdeněk Pejcel za morální podporu. Děkuji i všem kolegům, kteří byli ochotni se mnou diskutovat na téma Salesforce.

Reporty, grafy

Po roce stráveném nad Salesforce jsem dospěla k nové výzvě. Tou je absolvování Salesforce certifikace pro adminy. Takže sem se pustila do opakování problematiky. Dávat si pozor na slovíčkaření, na terminologii, naučit se čísla...

Zopakuji si trochu reporty.

Úkol 1: report zobrazující rozdělení zákazníků dle oborové segmentace; v tomto případě je podstatné pole Industry.

Obr. část reportu v novém UI - Lightning Experience

Obr. grafické znázornění reportu v Lightning Experience

Upravím si grafický vzhled reportu, vyberu si Donut chart.

Obr. Donut chart

Úkol 2: Report zobrazující otevřené příležitosti, setříděné podle jednotlivého obchodního zástupce, s uvedením celkové sumy příležitosti u každého obchodníka.

Obr. conditional highlighting

Chci si vyzkoušet volbu Conditional Highlightnig.

Obr. úprava podmínek pro barevné zvýraznění

Jako kritérium pro Conditional Highlighting zvolím Sum of Amount, jako hraniční body zvolím objem částky 10,000,000 a 20,000,000. Mohu si pro barevné označení vybrat barvu dle výběru. Zde je podstatné si říci, že conditional highlighting mohu použít jen pro sumarizovaná pole, custom sumarizovaná pole.

Obr. zobrazení části reportu s barevným zvýrazněním

Závěrem si ještě porovnám otevřené příležitosti dle obchodníků v koláčovém grafu.

Obr. koláčový graf.

Emailová šablona

Dnes odlehčené téma. Pozvu si pár přátel na oslavu narozenin.

Připravím si emailovou šablonu s vtipnými obrázky. Opět využiji balíček Graphic Pack, který je zdarma ke stažení na AppExchange.

Postup:

Setup – Communication Templates – Email Templates – New Template – Custom...

Připravím si šablonu s textem, odkazem na obrázky z Graphic Packu, umístím odkaz na webové stránky, kam se půjdu pobavit, použiji pole na výpočet termínu oslavy.

Zvolím Preview.

Odešlu kamarádům a můžu se těšit na narozeninovou oslavuJ

Hezký den všem.

Import Dat - úprava vstupních dat, mapování polí, Data Import Wizard

Zadání: mám excelovský soubor s kontakty. Jsou zde uvedeny firmy a kontaktní osoby. Potřebuji tato data naimportovat do Salesforce.

Zde si názorně ukážeme, jak upravit vstupní data, aby import byl úspěšný.

Obr. vstupní data

Letmým pohledem je patrné:

1) Jméno, příjmení, titul – chaoticky řazené. Někdy titul před jménem, jinde za jménem. Křestní jméno a příjmení v opačném pořadí, jinde chybí křestní jméno. Pro potřebné úpravy je vhodné použít standardních excelovských funkcí.

2) Telefon: někde telefonní spojení uvedeno není, někde jsou telefonní čísla dvě. Při importu by to mohlo činit problémy. Rozdělíme tento sloupec na sloupce 2: Mobile a Phone.

Zároveň provedeme mapování polí. Tzn. že sjednotíme terminologii v excelovském souboru s vhodnými názvy polí v našem Salesforce prostředí.

Obr. upravený soubor připravený k importu

Upravený soubor uložíme ve formátu csv.

Pro import dat Accountů a Kontaktů můžeme použít Data Import Wizard.

Obr. průvodce Data Import Wizardem

Závěrem ověřím správnost naimportovaných dat. Můžu použít report, ověřit kartu Accountu, kartu Kontaktu, vytvořit si vlastní View. 

Obr. přehled kontaktů

DataLoader.io

K otestování DataLoaderu.io mě přiměl následující problém. Potřebovala jsem naimportovat do Group Edice Accounty, Kontakty, Úkoly a Události.

Accounty, Kontakty se podaří bez problému naimportovat Import Wizardem. Pak nastává otázka, jak naimportovat Tasky a Eventy. Narážíme zde na limit Group edice, kdy nelze použít Data Loader. 

Data Loader.io nabízí alternativní řešení importu pro všechny Salesforce edice od edice Group výše.

Dále se nabízí možnost vyzkoušet i jiné aplikace vhodné pro GE, např. Excel Connector, Simple Import Free, Import 2 (což je placená verze).

Před několika lety byla možnost pro nové zákazníky GE zajistit si časově omezený přístup do API pro počáteční import dat. Jaký je aktuální stav nevím, věřila bych tomu, že se i nadále dá kontaktovat Váš Account manager.

Já jsem se rozhodla otestovat DataImport.io. Přiznávám, netestovala jsem to v prostředí GE, nýbrž v Developer Edici.

Po přihlášení do http://dataloader.io/ mi přišla do e-mailu chybová hláška: The configuration was unsuccessful because the Force.com Canvas connected application was not a personal-enabled Canvas app. Co s tím? Nepotřebuji s tím dělat nic, hlášku ignoruji.

DataLoader.io nabízí k importu standardní i custom objekty. Chová se jako standardní DataLoader. Nabízí i shodné operace – insert, upsert (insert new and update existing), update.

Vyzkoušela jsem si možnost naimportovat Accounty. Sice to pro zadání práce nepotřebuji, ale jsem zvědavá a chci si otestovat Upsert – chci importovat 3 nové Accounty a 1 stávající chci upravit. V Accountu jsem si založila custom pole: Externí ID (zde budu zaznamenávat ID z původní databáze).

Obr. Obrazovka DataLoader.io - Import Accounts - Upsert

Po pár sekundách se import podařil. Vše prošlo v pořádku. Vzhledem k tomu, že jsem importovala malý soubor, přišlo mi to poněkud pomalejší. Na druhou stranu je to neplacená verze. Samozřejmě, jsou i verze vyšší, placené.

Obr. Naimportované Accounty v Salesforce

Následně naimportuji Kontakty, přiřadím je Accountům. Pro zjednodušení mi stačí naimportovat jméno a příjmení. Opět použiji Contact externí ID, tzn. nejprve si založím na Kontaktu pole na Externí ID. Proč to dělám? Potřebuji následně naimportovat a správně přiřadit Tasky a Eventy, kontrola se hodí. Tato pole následně po dokončení importu v detailu Kontaktu skryji.

Obr. výsledek reportu, výpis kontaktu přiřazenému k Accountu

Jsem zvědavá na import Tasků (úkolů). Jak si s tím DataLoader.io poradí? Ano, se souborem si musím pohrát, upravit a naformátovat jednotlivá pole.

Obr. výpis z karty Kontaktu -  úkoly

Jak je vidět z karty Kontaktu, seznam úkolů, podrobnosti se podařilo úspěšně naimportovat. 

DataLoader.io. nabízí i přehled, historii importu.

Obr. historie importu v DataLoader.io

Data do Group Edice se tímto způsobem naimportovat dají. Samozřejmě, je to otázka času. Import v řádu stovek záznamů nebudete mít hotov za 2 hodiny.

Visualforce Page

Připravila jsem si v Salesforce jednoduchou Visualforce Stránku. Kombinuji zde apex kódy s html. Stránka obsahuje nadpis, text, obrázek.

Obr. odstraním na stránce standardní vzhled CRM Salesforce, vložím nadpis a text.

Popis funkcí: když se postavím myší na obrázek, objeví se mi název obrázku. Když na obrázek kliknu, otevře se mi stránka Pražského hradu.

Obr. vložení obrázku, vložení odkazu na jinou webovou stránku

Výsledná Visualforce stránka:

Obr. výsledná stránka. Když kliknu na vlajku, dostanu se na stránky Pražského hradu.

Workflow Rules

Dnes bych dále rozvedla svůj  Zjednodušený příklad


Zde řeším problematiku nájemní smlouvy. V případě, že je nájemní smlouva na dobu určitou, je uvedeno (známo) datum ukončení smlouvy. Já nyní požaduji, aby mi 2 dny před koncem smlouvy přišel email s oznámením o končící smlouvě.

K tomu použiji Workflow rule. Protože chci poslat email, v prvním kroku si připravím vhodnou emailovou šablonu.

Obr. emailová šablona

V následujícím kroku vytvořím workflow pravidlo, ověřím kritérium, zda smlouva je na dobu určitou. V případě, že ano, řeším datum ukončení smlouvy.

Obr. kritérium ověří, zda se jedná o smlouvu na dobu určitou

Cílem je poslat email 2 dny před ukončením smlouvy. Použiji časový trigger.

Obr. časový trigger se spustí 2 dny před datem ukončení smlouvy

Shrnutí:

1) emailová šablona

2) validační pravidlo

3) časový trigger

4) aktivace workflow pravidla


Ještě pohled na přehled plánovaných akcí ve frontě. Je to přehled, kdy bude daná akce spuštěna.

Obr. přehled akcí ve workflow frontě

Ověření správnosti postupu: přišel mi email s oznámením o ukončení smlouvy:

Obr. došlý email