Možná už jste si během správy Salesforce uživatelů položili otázku: "Co to je Standard Einstein Activity Capture permission set? Kde se mi tu vzal? K čemu slouží? Co s ním mohu dělat?"
K protože se toto opět týká Einsteina, trochu jsem se podívala pod pokličku. Co jsem zjistila?
Tato funkcionalita by měla představovat dalšího pomocníka pro zvýšení produktivity práce uživatelů. Jestli znáte či používáte Salesforce for Outlook či Lightning for Outlook již tušíte, oč se bude jednat. Je to vlastně další ze skupiny emailové integrace mezi poštovním klientem a Salesforce.
Zvýšit efektivitu by měla synchronizace s vaší emailovou schránkou. Takže snaha o udržení aktuálních a přesných dat o vašich kontaktech, o přijatých, odeslaných emailech mezi Salesforce a vaší emailovou schránkou. Z emailové schránky přiřadí aktivitu - přijatý, odeslaný email do Salesforce. Tuto aktivitu najdete v aktivitách u souvisejícího záznamu. Do Salesforce se dále sesynchronizují schůzky, nepřítomnosti, úkoly z emailové schránky.
Salesforce stále aktualizuje nabídku emailových integrací, před časem byl pro nové uživatele už nedostupný Salesforce for Outlook. Nyní Salesforce opouští i další produkt, a to Lightning Sync. A právě tento produkt se snaží nahradit produktem Einstein Activity Capture.
To je hezké, ale co to pro nás znamená? Znamená to, že mohu zapnout a začít hned používat? Je zdarma?
Einstein Activity Capture je součást Sales Cloudu, dále je součástí dodatečné placené licence Sales Cloud Einstein nebo součást dodatečné licence Inbox a konečně součástí dodatečné licence High Velocity Sales.
A pozor, na verzi bezplatnou, kterou máte v rámci Sales Cloudu licence, můžete dát přístup jen 100 uživatelům!
A samozřejmě zde máme nějaké drobnější odlišnosti v rámci používaných licencí.
Před časem jsem psala o Einstein Lead skóringu, a když si pořídíte licenci pro Lead skóring, zjistíte, že součástí této licence je i Activity Capture, neboli zaznamenání aktivity.
Prvním krokem, abychom tuto funkcionalitu mohli používat, je potřeba propojit Salesforce s naším emailovým klientem, tedy napojit ho na Google G Suite, Microsoft Office 365 či Microsoft Exchange.
A protože mi nestačí opěvné články o nových produktech, které si každý může snadno vygooglit, já se zaměřím na případné slabiny.
Jaké vidím nevýhody:
- Prozatím není k dispozici možnost nesynchronizovat události a kontakty. Ve výchozím nastavení je povolena a nelze ji změnit.
- Uživatelé musí jednotlivě zakázat sdílení určitých e-mailů / událostí, které nechtějí sdílet mezi kolegy, nadřízeným.
- Věčný evergreen - opakované události stále nejsou synchronizovány.
- Data, tj. emaily a události se ukládají a zobrazují se v Salesforce pouze po dobu až 2 let, a pouhých 6 měsíců pro bezplatnou verzi.
- Tyto zachycené aktivity (captured) tj. emaily, události nejsou zaznamenávány do standardního objektu Aktivity. Takže jestliže máte velký sales tým, a části týmu dáte licenci a části ne => ztratíte možnost jednotné základny pro srovnávání prodejních aktivit.
- Někteří zákazníci projevují obavy o svá data, neboť data jsou uložena mimo Salesforce, jsou uložena stranou někde na zabezpečených serverech. Mělo by se jednat o Amazon web služby (AWS). A s tím souvisí problém s reportováním. A to je ten důvod, proč můžete zapomenout na využití standardních reportů. Standardní aktivity reporty už vám nebudou poskytovat komplexní data.
- A v případě, že se rozhodnete vypnout Activity Capture, ztratíte záznamy aktivit u souvisejících záznamů ze Salesforce.
Abych jen nekritizovala, tak se podělím i přínos. Já oceňuji, že odeslané emaily ze Salesforce odchází přes uživatelovu emailovou schránku (Outlook, Google účet), tudíž zákazníkovi přestanou padat do spamu nebo se tímto ošetří i případy, kdy zákazníkův poštovní klient emaily ze Salesforce rovnou zahodí, aniž by doputovali k zákazníkovi. A tato možnost by tento problém vyřešila.
A poslední upozornění: jestliže si dokoupíte pár licencí, v rámci kterých je funkcionalita Activity Capture, a tyto dodatečné licence přiřadíte pár uživatelům, uživatel ztratí možnost posílat emaily ze Salesforce. Budete potřebovat zprovoznit integraci s poštovním klientem. Což v korporacích může být problém. A jak prakticky vyřešit, že část uživatelů bude mít zapnutou a funkční integraci a část uživatelů tuto integraci mít nebude? Jaký to bude mít dopad pro vaše podnikání?
