Formát automatického čísla a začátek roku

Začátkem roku je vhodné provést restart formátu automatického čísla.

Například: můžeme mít vlastní objekt – třeba objednávky, smlouvy. Chceme, aby záznam byl ve formátu yyyynnnn. (yyyy – rok, nnnn – čtyřmístná řada). Pro tyto účely využijeme automatické číslo, které bude generovat pořadí.

Pozor na začátek roku, kdy chceme číslovat znovu od pořadového čísla jedna, např. 20170001.

Postup:

1. na administrátorské úrovni změníme pole Typ dat z automatického čísla na text. Uložíme.

      2. v dalším kroku znovu zvolíme Upravit u Typu dat – z textu na automatické číslo. Objeví se nám tolik žádaná možnost nastavení formátu automatického čísla – viz. obrázek

Dosadíme do pole Počáteční číslo hodnotu 0001.

A máme hotovo.

Může se stát, že administrátor nestihl začátkem roku nastavit automatický formát od jedničky. Co dělat v takovém případě? Jak opravit již dříve vytvořená čísla smluv?

Postup:

1. Vytvoříme report – vyreportujeme ID záznamu a hodnoty automatického čísla. Vyexportujeme do Excelu.
2. V Excelu opravíme čísla smlouvy podle potřeby – např. 20170001, 20170002 ... Uložíme jako csv.
3. Opět v Salesforce změníme typ dat – na text.
4. Použijeme DataLoader, zvolíme update, namapujeme pole. Protože jsme změnili typ dat na text, DataLoader nám umožní textové pole upravit.
5. Update byl úspěšný, máme opraveny záznamy dle potřeby.
6. Znovu nastavíme typ dat – na automatické číslo – pozor: nastavíme zde počáteční hodnotu vyšší o jedna. Tzn. např. 0003.
7. Nezapomeneme si zaznamenat úkol na příští rok - zretovat formát automatického čísla.

Salesforce Trailhead - zábavná forma výuky

První krok: zaregistrovat si Salesforce Developer edici. Je to rychlé, je to zdarma. V této edici můžete začít na dodaném testovací vzorku dat experimentovat. S tím, jak získat Developer edici rovněž pomůže Salesforce Trailhead.

V Trailheadu si zvolte svou cestu. Jsou zde možnosti jak pro business uživatele, pro administrátory i pro developery. Administrátor a developer si může dále zvolit stupeň pokročilosti – od začátečníka, po středně pokročilého až po pokročilého.

Nebo můžete ignorovat rozdělení podle uživatele a zvolit si cestu dle produktu. V nabídce je Lightning Experience, Sales Cloud, Service Cloud, Analytics Cloud a tak dále. Výběr ke studiu je jen na Vás.

Každý trail je rozdělen do několika bloků. Za úspěšné dokončení bloku získá uživatel do svého profilu odměnu – odznak. Navíc – čas od času Salesforce vyhlásí soutěž se zajímavými cenami. Podmínkou účasti zpravidla bývá úspěšné zakončení daného bloku. A pozor: odměny se zasílají i do ČR!

Získaný odznak lze nasdílet i na svůj LinkedIn profil.

A jak zobrazit Vaše Trailhead odznaky na Vašem Salesforce Success Community profilu?

1) Přihlašte se na svůj profil, volba Edit - Work & Experience.

2) Pokračujte na sekci Certifications & Badges.

3) Klikněte na "Link you Trailhead account". Zadejte email propojený s Vaším Trailhead účtem. Stačí jen klik na "Connect your account", dostanete verifikační kód, po jeho zadání se už jen můžete kochat svými pokroky.

Salesforce Trailhead nabízí mnohem více. Vyzkoušejte:)

A jak si zobrazíte profil kolegy? Po přihlášení se do success.salesforce.com zadáte do pravého horního vyhledávače jméno kolegy. Nezapomeňte v rozbalovací liště přepnout na záložku People.

Pamatujte, zobrazí se Vám jen info, které kolega zadal. Může zde být i proklik na LinkedIn, na Twitter.

Zkuste prozkoumat naši komunitu:)

Salesforce Administrace? Ano!

V uplynulém období jsem zcela propadla SalesforceTrailheadu. Výborný výukový materiál. Za určitý počet nastudovaných lekcí v daném časovém úseku se mi podařila získat odměna - Salesforce Trailhead mikina. Velmi si jí vážím a těším se, až se zdejší Salesforce komunitě v ní ukážu.

Pak jsem si „odskočila“ na kurs Apex Academy - Absolute Beginner's Guide to Coding in Salesforce od Davida Liu.

Ve chvíli, kdy jsem se stále a opakovaně setkávala s požadavky na hlubší technické znalosti a ztrácela tak motivaci v administraci, objevila jsem skvělý blog Admin Hero od Brenta Downeya. Na jeho popud jsem si založila účet na Twitteru. Původně jsem pro svůj Twitter předpokládala jiný obsah, ale (nejen) americká Salesforce komunita mě zcela pohltila. Najednou jsem se ocitla v centru komunikace, sdílení informací a novinek. Twitter je úžasné místo, kde to žije.

Na Briana Kwonga a jeho létajícího jednorožce jsem dlouho nemohla přestat myslet.  

To jsou ti, jejichž práce mě zásadně ovlivnila, utvrdila mě v přesvědčení, že má smysl usilovat o Salesforce Administrator certifikaci. Nemusím se cítit a necítím se s mými administrátorskými znalostmi  v Salesforce komunitě méněcenně.

A na co se těším v nejbližší době? Chystám se na další lekce Salesforce Trailhed, uniklo mi dost novinek. Plánuji otestovat Ares balíček od Sprinxu.  A mrknu i na Brianova jednorožce...

Jsem Salesforce Certified Administrator

Je to rok a 3 měsíce co jsem poprvé slyšela termín Salesforce. Je to rok a 3 měsíce, co jsem se rozhodla nasměřovat svou kariéru zcela novým směrem. Začínala jsem zcela od začátku, stále se učím. Začátky byly mnohdy úsměvné. Dnes s velkou pýchou oznamuji světu, že jsem složila zkoušku a stal se ze mě Salesforce Certified Administrator.

A co chystám dále? Dovést k úspěšnému konci pár rozpracovaných mini projektů. Vylepšit mluvenou angličtinu.

V nejbližších týdnech zahájit nové mini Salesforce projekty a od září 2016 bych velmi ráda přijmula dlouhodobější pracovní nabídku.

Děkuji Robert Srna za důvěru v mé schopnosti. Děkuji Aleš Jeník za příležitost vyzkoušet si Salesforce v praxi. Děkuji Zdeněk Pejcel za morální podporu. Děkuji i všem kolegům, kteří byli ochotni se mnou diskutovat na téma Salesforce.

Reporty, grafy

Po roce stráveném nad Salesforce jsem dospěla k nové výzvě. Tou je absolvování Salesforce certifikace pro adminy. Takže sem se pustila do opakování problematiky. Dávat si pozor na slovíčkaření, na terminologii, naučit se čísla...

Zopakuji si trochu reporty.

Úkol 1: report zobrazující rozdělení zákazníků dle oborové segmentace; v tomto případě je podstatné pole Industry.

Obr. část reportu v novém UI - Lightning Experience

Obr. grafické znázornění reportu v Lightning Experience

Upravím si grafický vzhled reportu, vyberu si Donut chart.

Obr. Donut chart

Úkol 2: Report zobrazující otevřené příležitosti, setříděné podle jednotlivého obchodního zástupce, s uvedením celkové sumy příležitosti u každého obchodníka.

Obr. conditional highlighting

Chci si vyzkoušet volbu Conditional Highlightnig.

Obr. úprava podmínek pro barevné zvýraznění

Jako kritérium pro Conditional Highlighting zvolím Sum of Amount, jako hraniční body zvolím objem částky 10,000,000 a 20,000,000. Mohu si pro barevné označení vybrat barvu dle výběru. Zde je podstatné si říci, že conditional highlighting mohu použít jen pro sumarizovaná pole, custom sumarizovaná pole.

Obr. zobrazení části reportu s barevným zvýrazněním

Závěrem si ještě porovnám otevřené příležitosti dle obchodníků v koláčovém grafu.

Obr. koláčový graf.

Emailová šablona

Dnes odlehčené téma. Pozvu si pár přátel na oslavu narozenin.

Připravím si emailovou šablonu s vtipnými obrázky. Opět využiji balíček Graphic Pack, který je zdarma ke stažení na AppExchange.

Postup:

Setup – Communication Templates – Email Templates – New Template – Custom...

Připravím si šablonu s textem, odkazem na obrázky z Graphic Packu, umístím odkaz na webové stránky, kam se půjdu pobavit, použiji pole na výpočet termínu oslavy.

Zvolím Preview.

Odešlu kamarádům a můžu se těšit na narozeninovou oslavuJ

Hezký den všem.

Import Dat - úprava vstupních dat, mapování polí, Data Import Wizard

Zadání: mám excelovský soubor s kontakty. Jsou zde uvedeny firmy a kontaktní osoby. Potřebuji tato data naimportovat do Salesforce.

Zde si názorně ukážeme, jak upravit vstupní data, aby import byl úspěšný.

Obr. vstupní data

Letmým pohledem je patrné:

1) Jméno, příjmení, titul – chaoticky řazené. Někdy titul před jménem, jinde za jménem. Křestní jméno a příjmení v opačném pořadí, jinde chybí křestní jméno. Pro potřebné úpravy je vhodné použít standardních excelovských funkcí.

2) Telefon: někde telefonní spojení uvedeno není, někde jsou telefonní čísla dvě. Při importu by to mohlo činit problémy. Rozdělíme tento sloupec na sloupce 2: Mobile a Phone.

Zároveň provedeme mapování polí. Tzn. že sjednotíme terminologii v excelovském souboru s vhodnými názvy polí v našem Salesforce prostředí.

Obr. upravený soubor připravený k importu

Upravený soubor uložíme ve formátu csv.

Pro import dat Accountů a Kontaktů můžeme použít Data Import Wizard.

Obr. průvodce Data Import Wizardem

Závěrem ověřím správnost naimportovaných dat. Můžu použít report, ověřit kartu Accountu, kartu Kontaktu, vytvořit si vlastní View. 

Obr. přehled kontaktů